1. VISIE
Vrijwilligers zijn van onschatbare waarde voor Doof & Jong Vlaanderen vzw. Vrijwilligerswerk verbindt mensen onderling. Doof & Jong Vlaanderen vzw werkt heel vaak samen met vrijwilligers. Met dit beleid willen we als organisatie duidelijkheid scheppen in onze vrijwilligerswerking. Het is voor ons als organisatie, net als voor de vrijwilligers zelf, belangrijk om te weten wat de verwachtingen en de regels zijn. Dit vrijwilligersbeleid is bedoeld om houvast te bieden en duidelijkheid te scheppen in onze vrijwilligerswerking.
2. DE START VAN EEN VRIJWILLIGER
2.1.Werven
Het werven van vrijwilligers voor activiteiten van Doof & Jong gebeurt via:
- mond-tot-mond reclame: van vrijwilligers/personeel/bestuur naar mensen uit hun omgeving.
- de website van Doof & Jong: waar je een vacature met inschrijvingslink kan vinden. Vrijwilligers kunnen zich daar registreren en hun voorkeur voor het soort vrijwilligerswerk doorgeven.
- sociale media: voor specifieke activiteiten en events wordt er een oproep gelanceerd op Facebook & Instagram om vrijwilligers te enthousiasmeren.
- de 3 maandelijkse nieuwsbrief: die zal verstuurd worden naar de vrijwilligers. Dit om vrijwilligers meer te betrekken bij de organisatie en om ze op de hoogte te brengen van toekomstige activiteiten. Deze nieuwsbrief zal zowel als email (geschreven taal) als in video (Vlaamse gebarentaal) verspreid worden.
Om het proces van werven beter te laten verlopen kan een overzicht gemaakt worden van de stappen die gezet moeten worden, waarbij ook aangegeven wordt wie voor welke stap verantwoordelijk is en waar in het proces deze stappen gezet moeten worden. Wanneer Doof & Jong een evenement organiseert, kan volgende stappenplan gevolgd worden:
• Doel: hoeveel vrijwilligers hebben we nodig voor dit specifiek evenement?
• Doelgroep: stel functie- en/of competentieprofielen op en som de taken op.
• Boodschap: leg de inhoud vast: werking, missie, voordelen of troeven voor de vrijwilligers (bv. vormingen, uitjes met het team, maatschappelijke voldoening).
• Media: welke kanalen zet je in om je vacature of oproep te verspreiden?
• Timing & planning: begin tijdig aan je campagne en verzeker continuïteit door steeds aan je instroom van vrijwilligers te werken.
• Budget: nodig?
• Evaluatie en bijsturing
In de vacature voor de vrijwilligers, kan Doof & Jong volgende zaken vermelden om de vrijwilligers enthousiast te maken:
• Leg het thema uit: boeiend, dynamisch.
• Leg uit dat de vrijwilliger anderen kan helpen of ondersteunen (vb kinderkamp)
• Vertel dat het ook op persoonlijk vlak een verrijking is (curriculum vitae, vriendschappen)
• Vertel dat de vrijwilliger het verschil kan maken in de wereld met directe resultaten
• Vertel dat het gewoon heel plezant is en je je sociaal netwerk kan uitbouwen
2.2.Aanmelding
Wanneer er een kandidaat gevonden is voor een vrijwillige vacature, zal de coördinator van het desbetreffende project zorgen voor de communicatie met de vrijwilliger. Deze vrijwilliger dient vervolgens:
- Zijn/haar gegevens in te vullen in het intakeformulier (naam, adres, leeftijd, voorkeur taken,…).
- een bewijs van goed gedrag en zeden voor te leggen indien vereist (zie verder)
Doof & Jong langs haar kant, zal de vrijwilligers volgende zaken bezorgen:
- de vrijwilligerswijzer (huisreglement). Hier zal de vrijwilliger alle informatie kunnen vinden over de afspraken, over de verwachtingen van Doof & Jong naar de vrijwilliger toe, over aansprakelijkheid, over verzekeringen, de gedragscode,… (meer informatie over de vrijwilligerswijzer zie verder).
2.3. Registratie
Alle vrijwilligers staan geregistreerd in het digitaal vrijwilligersdossier. Nieuwe vrijwilligers vullen een intakeformulier in dat bij de vrijwilligerscoördinator van Doof & Jong wordt ingeleverd. Als een vrijwilliger stopt, meldt men dit bij de vrijwilligerscoördinator. De vrijwilligerscoördinator is verantwoordelijk voor het up to date houden van het digitaal vrijwilligersdossier.
2.4.Veiligheid
2.4.1. BEWIJS VAN GOED GEDRAG EN ZEDEN
Een bewijs van goed gedrag en zeden kan zowel online aangevraagd worden als bij het gemeente- of stadsbestuur. Onderzoek heeft aangetoond dat het vragen aan vrijwilligers van een bewijs van goed gedrag en zeden, bijdraagt aan de veiligheid binnen het vrijwilligerswerk. Met zo’n verklaring toont de vrijwilliger aan dat hij niet veroordeeld is voor ernstige delicten, zoals een zeden- of geweldsdelict. Het is voor de kinderen en jongeren die onder onze verantwoordelijkheid vallen belangrijk om zo goed mogelijk beschermd te zijn.
2.4.2. GEHEIMHOUDING
In sommige gevallen krijgt de vrijwilliger informatie te horen/zien die (zeer) persoonlijk is. Daarom is het interessant om een module geheimhoudingsplicht op te nemen in de vrijwilligersovereenkomst.
Vrijwilligers die vanwege hun functie over vertrouwelijke informatie beschikken, dienen maatregelen te nemen om te voorkomen dat onbevoegden hiervan kennis kunnen nemen.
2.5. Inwerken
Het is belangrijk dat nieuwe vrijwilligers zich welkom voelen. Daarom moet het inwerken goed geregeld worden. Dit valt onder de verantwoordelijkheid van de project- en de vrijwilligerscoördinator.
Deze personen zorgen er voor dat het inwerken in ieder geval bestaat uit:
- Kennismaking met het werk (een duidelijke omschrijving van de taken)
- Kennismaking met andere medewerkers/vrijwilligers en de werking van Doof & Jong
- Overhandigen van de vrijwilligerswijzer
De introductie moet recht doen aan de missie, visie en het beleid van Doof & Jong Vlaanderen vzw.
3. HET BEGELEIDEN VAN EEN VRIJWILLIGER
3.1. Vaste contactpersoon + vertrouwenspersoon
Voor een vrijwilliger is het fijn om een vast aanspreekpunt te hebben. Daarom stelt Doof & Jong een vrijwilligerscoördinator aan. Wie dit is, staat vermeld in de vrijwilligerswijzer. Deze contactpersoon
ondersteunt en faciliteert de vrijwilliger zo goed als mogelijk in het uitvoeren van de werkzaamheden. Vrijwilligers kunnen met al hun vragen terecht bij hun vrijwilligerscoördinator. Die fungeert als coach
voor de vrijwilliger. Voor vrijwilligers wordt ook een interne vertrouwenspersoon aangewezen. Het eerste aanspreekpunt voor vrijwilligers is de projectcoördinator die de activiteit leidt en die als contactpersoon voor de vrijwilliger is aangewezen. Mocht er een probleem zijn ontstaan waar de projectcoördinator en de vrijwilliger samen niet uitkomen, of als de vrijwilliger een klacht heeft over de projectcoördinator, dan kan contact opgenomen worden met de vrijwilligerscoördinator. Tenslotte kan er ook beroep gedaan worden op de vertrouwenspersoon van Doof & Jong indien zich zaken met een bijzondere gevoeligheid voordoen. De naam en bereikbaarheidsgegevens van deze vertrouwenspersoon kunnen op de website kenbaar gemaakt worden en staan in de vrijwilligerswijzer.
Projectcoördinator -> vrijwilligerscoördinator -> vertrouwenspersoon
3.1.1. VOORTGANGSGESPREKKEN
Alle vrijwilligers kunnen op verzoek een voortgangsgesprek krijgen met de vrijwilligerscoördinator van Doof & Jong. Dit gesprek zal de voortgang monitoren en de kwaliteit van het vrijwilligerswerk bewaken. Het doel van dit gesprek is om samen te bekijken of de samenwerking naar tevredenheid verloopt. De voorbereiding, organisatie en uitvoering van het voortgangsgesprek is in handen van de vrijwilligerscoördinator. De vrijwilligers moeten in de gelegenheid worden gesteld punten voor het begeleidingsgesprek aan te dragen en voor te bereiden. In overleg met de vrijwilligers worden gespreksdata en -onderwerpen vastgesteld. De vrijwilligerscoördinator treft alle nodige maatregelen om een goede en open sfeer van communicatie te bewerkstelligen en om de privacy te waarborgen. De coördinator legt de gemaakte afspraken vast en ziet toe op de naleving van die afspraken. Het verslag van het gesprek wordt toegevoegd aan het ‘digitaal vrijwilligersdossier’. De Wet bescherming van persoonsgegevens is hierop van toepassing, zodat de vrijwilligers de zekerheid hebben dat alle medewerkers zorgvuldig omgaan met privacygevoelige gegevens. Van tijd tot tijd moet ook plaats zijn voor de evaluatie van de onderlinge samenwerking, zodat deze waar nodig, kan worden bijgesteld. De VRIJWILLIGERSBELEID DOOF & JONG VLAANDEREN VZW - 2022 5 onderlinge samenwerking zal meestal met de groep vrijwilligers worden besproken. De vrijwilligerscoördinator kan hiertoe het initiatief nemen.
Laat vrijwilligers niet aan hun lot over en uit zeker je waardering over hun engagement. Doof & Jong heeft ook de verantwoordelijkheid om de vrijwilligers te ondersteunen én aan te sturen. De organisatie neemt hier de leidersrol op.
Begeleiden van vrijwilligers in 4 stappen:
• Stel een vrijwilligerscoördinator aan: Het allerbelangrijkste is dat de verantwoordelijke zowel oog heeft voor de belangen van de organisatie als voor de verwachtingen van de vrijwilligers.
• Breng duidelijkheid in de taakverdeling: Vertrek van een taakprofiel met alle to do’s, de werkwijze en de gewenste kwaliteiten voor de desbetreffende vrijwilliger.
• De inwerkfase: Overloop wat de taak juist inhoudt met de vrijwilliger bij aanvang van het project. En check tussendoor met de vrijwilliger bij welke onderdelen van de taak hij zich sterk of onzeker voelt.
• Evaluatie van de inwerkfase: De inwerking sluit je best af met een gesprek met de vrijwilliger. Geef daarbij zowel de sterke punten als de groeimogelijkheden aan.
3.2. Vormingen
Er zijn verschillende soorten deskundigheidsbevordering te onderscheiden, namelijk: intervisie (groepsgesprek), individuele coaching, basistrainingen, specialistische trainingen, online trainingen, themabijeenkomsten. Deskundigheidsbevordering van vrijwilligers wordt gestimuleerd, maar is niet verplicht. Doof & Jong stimuleert zijn vrijwilligers tot het volgen van opleidingen, bijvoorbeeld: animatorcursus.
3.3.Informatievoorziening
Vrijwilligers hebben recht op de functionele informatie die nodig is om hun taken naar behoren te kunnen uitvoeren. Daarnaast dienen ze te worden geïnformeerd over wat er binnen de organisatie gebeurt. De vrijwilligers staan op de verzendlijst van de nieuwsbrief. Per kwartaal zullen de vrijwilligers een e-mail en een video in gebarentaal ontvangen met de voor hen relevante informatie. Deze berichtgeving kan ook bedoeld zijn om de vrijwilligers op de hoogte te houden van minder formele zaken en aangelegenheden. De vrijwilligerscoördinator zorgt ervoor dat relevante informatie bij de vrijwilligers terecht komt. Aan het begin van het jaar ontvangen de vrijwilligers ook de jaarkalender van Doof & Jong. Op die manier zijn ze op de hoogte van de activiteiten die later op het jaar zullen plaats vinden.
3.4.Omgaan met grensoverschrijdend gedrag
Het kan gebeuren dat de vrijwilliger en/of Doof & Jong te maken krijgen met grensoverschrijdend gedrag. Het kan gaan om ongepast taalgebruik, onjuiste bejegening, onaangenaam nabij komen of daadwerkelijk (ongewenst) lichamelijk aanraken en/of agressiviteit. Er zijn verschillende mogelijke daders hierin, namelijk:
- de vrijwilliger
- de deelnemer aan de activiteit
- de betrokken beroepskracht
In alle gevallen is het van belang dat diegene die dit gedrag waarneemt en/of ervaart, dit bespreekt met de betrokken beroepskracht (project- en/of vrijwilligerscoördinator) of indien deze betrokken is bij het grensoverschrijdend gedrag, de vertrouwenspersoon. Het is belangrijk om dit soort signalen altijd serieus te nemen en op te laten pakken door iemand die daar capabel toe is. Waar nodig kan er hulp buiten de organisatie gezocht worden.
3.5.Verzekeringen
Doof & Jong heeft een zorgplicht voor al haar medewerkers, ook vrijwilligers. Alle vrijwilligers zijn daarom verzekerd voor lichamelijke ongevallen tijdens het uitvoeren van het vrijwilligerswerk. Mocht de opgelopen lichamelijk schade niet door deze ongevallenverzekering of door de eigen verzekering van de vrijwilliger gedekt worden, dan is Doof & Jong verzekerd middels een aansprakelijkheidsverzekering voor ongevallen en/of schade. Hierop is wel een eigen risico van toepassing voor de organisatie. Elke vrijwilliger wordt erop geattendeerd dat de organisatie niet aansprakelijk kan worden gesteld voor de gevolgen van schade of ongeval, anders dan vastgelegd en bedoeld in de voorwaarden van verzekeringen die ten behoeve van de vrijwilligers zijn afgesloten. Schade aan en diefstal van persoonlijke materialen en bezittingen van de vrijwilliger zijn niet verzekerd tijdens het uitvoeren van het vrijwilligerswerk. Gebruik van eigen materialen is dus geheel op eigen risico van de vrijwilliger. De vrijwilligerscoördinator is het aanspreekpunt voor vrijwilligers aangaande verzekeringskwesties.
4. VERGOEDINGEN EN WAARDERING
Enkele belangrijke punten:
- Een kostenvergoeding is geen basisrecht. Doof & Jong bepaalt zelf of ze kosten van vrijwilligers vergoedt of niet.
- Een kostenvergoeding is geen prestatievergoeding, beloning of betaling. Er wordt dus ook geen kostenvergoedingen per uur betaald door Doof & Jong.
- Een kostenvergoeding is geen inkomen dus er is geen sprake van belastingen of RSZ-bijdragen. Er worden dus bijgevolg geen fiscale fiches opgesteld voor de vrijwilligers.
- Doof & Jong houdt zelf toezicht op het feit dat de maximale kostenvergoedingen niet overschreden worden.
- Doof & Jong maakt aan het begin van het vrijwilligersengagement duidelijke afspraken over de kostenvergoedingen en de manier waarop ze verstrekt worden.
Bij Doof & Jong kan de kostenvergoeding bestaan uit:
- declaratie van de werkelijk gemaakte kosten (reële kosten) – enkel met bewijsstukken
- kilometervergoeding
- occasionele geschenken (bv inschrijvingsgeld voor animatorcursus terug betalen)
BELANGRIJK OM TE WETEN! Je mag als vrijwilliger per jaar maximaal 1626,77 euro (maximumcijfer voor het jaar 2023) aan gewone forfaitaire kostenvergoedingen ontvangen. Je mag als vrijwilliger per jaar ook enkel de gewone forfaitaire onkostenvergoedingen OFWEL de reële kostenvergoedingen ontvangen. Deze systemen kan een vrijwilliger niet met elkaar combineren. Vrijwilligers die een reële vergoeding ontvangen, kunnen die niet combineren met de forfaitaire vergoedingen. Een forfaitaire vergoeding kan wel gecombineerd worden met een kilometervergoeding. De kilometervergoeding is niet inbegrepen in het maximumbedrag voor forfaitaire kostenvergoedingen. Je bent als vrijwilliger verplicht om ons ervan op de hoogte te brengen indien je het maximumbedrag per jaar heb overschreden, of indien je al een ander soort onkostenvergoeding heb ontvangen bij een andere organisatie. Er zal een fiche 281.50 opgesteld worden voor vergoedingen boven het maximumbedrag per jaar die je toegekend werden door onze organisatie. Deze vergoedingen of voordelen zijn in België belastbare beroepsinkomsten (art. 57, 1° WIB 92) . Bij ondertekening van dit formulier, bevestig je dat je deze informatie hebt ontvangen en hebt gelezen.
Vertaling in VGT: https://youtu.be/502bR6G88dI
4.1. Declaratie van de werkelijk gemaakte kosten (reële kosten)
Het declareren van werkelijk gemaakte kosten (met betalingsbewijs) kan voor iedere vrijwilliger van toepassing zijn. Wel moet men vooraf toestemming hebben van de vrijwilligerscoördinator om deze kosten te mogen maken. Een vrijwilliger kan onkosten vergoed krijgen op basis van declaraties van de werkelijke kosten. Hiervoor dient het declaratieformulier (of kasboek) te worden ingevuld dat vergezeld moet gaan van bewijsstukken van de gemaakte kosten. Men dient aan te kunnen tonen dat de kosten zijn gemaakt. Declaraties kunnen uitsluitend achteraf ingediend worden. Administratie bij de reële kostenvergoeding.
- Doof & Jong vraagt de bewijsstukken op en bewaart ze voor de boekhouding.
- Kan er geen bewijs gegeven worden, stel dan duidelijke regels op: geen bewijs, geen terugbetaling.
- Je moet ook registreren aan wie de kosten werden terugbetaald.
- Je noteert de betalingen in de boekhouding of in het kasboek (onder werkingskosten).
- Je betaalt per voorkeur terug per overschrijving: dan heb je ook een bewijs dat het correct is terugbetaald.
- Betaling in contanten kan, maar laat dan steeds een bewijs van betaling ondertekenen en bewaar dat.
- Als bewijsstuk gebruik je een bankverrichting of ontvangstbewijs.
4.2. Kilometervergoeding
Kilometervergoeding is een vergoeding voor verplaatsingen van vrijwilligers in het kader van hun vrijwilligerswerk. Het kan gaan om de verplaatsing van de vrijwilliger naar en van het kantoor van Doof & Jong of in het kader van de activiteit zelf. Voor de verplaatsingsvergoedingen geldt ook weer het principe dat de organisatie bepaalt welke onkosten vergoed worden. De organisatie bepaalt zelf het tarief en houdt rekening met de wettelijk bepaalde maximumbedragen. Bij Doof & Jong past de kilometervergoeding binnen de reële kostenvergoeding. Er worden enkel bewijsbare kosten terugbetaalt aan de vrijwilliger. Dus alle verplaatsingskosten kan je vergoeden mits je een bewijs kan afleveren.
Doof & Jong betaalt vervoerskosten (0,25 euro/km voor het gebruik van eigen wagen of tickets openbaar vervoer) voor vrijwilligers in de volgende situaties:
- Indien de plaats bereikbaar is met het openbaar vervoer, wordt er van de vrijwilligers verwacht dat ze hiervan gebruik maken. Doof & Jong zal in dat geval de kosten van het openbaar vervoer
(trein, tram, bus) terug betalen.
- Indien de te bereiken plaats niet bereikbaar is met het openbaar vervoer, zal Doof & Jong de kilometervergoeding van 0,25 euro/km terug betalen. Opgelet, dit enkel in het geval dat vrijwilligers carpoolen en dus samen een auto delen.
Er geldt een uitzondering voor hoofdanimatoren. Zij mogen een eigen auto gebruiken en worden niet verplicht tot carpoolen aangezien zij materiaal moeten kunnen vervoeren. Indien er een uitzondering wil aangevraagd worden op bovenstaande regels, dient dit op voorhand besproken en goedgekeurd te worden door het personeel van Doof & Jong.
Aandachtspunten:
- Rijdt de vrijwilliger met een bedrijfswagen? Dan kan je geen verplaatsingskosten vergoeden.
- Rijdt de vrijwilliger met het door de organisatie ter beschikking gestelde vervoersmiddel (auto, bestelwagen, (bak)fiets) dan kan geen kilometervergoeding gegeven worden.
- Doof & Jong kan geen volledig trein- of busabonnement terugbetalen bij vrijwilligerswerk.
4.3.Occasionele geschenken en waardering
KAMPBEGELEIDERS:
Hoofdanimatoren op een kamp zullen een financiële vergoeding ontvangen van 25 euro per dag (indien ze het attest van animator in de jeugdwerking bezitten). Begeleiders van een kamp zullen een vergoeding ontvangen van 15 euro per dag indien ze een attest van animator in het jeugdwerk bezitten. Begeleiders zonder attest zullen geen financiële vergoeding ontvangen, maar zullen wel bedankt worden met een cadeau (waarde 25 euro).
VRIJWILLIGERS OP ACTIVITEITEN:
De vrijwilliger bij Doof & Jong ontvangt geen financiële vergoeding. De organisatie biedt een boeiende job waarbinnen de vrijwilligers zich, indien gewenst, verder kunnen ontplooien en er ruimte bestaat voor sociale contacten. De organisatie voorziet steeds gratis drank en versnaperingen en streeft er naar de vrijwilligers te belonen op verschillende manieren.
Belangrijk is ook om je vrijwilligersbeleid geregeld te evalueren aangezien er gaandeweg heel wat veranderingen optreden zoals:
• de samenstelling van je vrijwilligersteam
• het bestuur van de organisatie
• het aanbod of de werking
• de samenwerkingsverbanden
• de wetgeving
De evaluatie van de vrijwilligerswerking gebeurt best systematisch en gestructureerd zodat je elke stap van het vrijwilligersbeleid bekijkt, nagaat of die goed loopt of aan revisie toe is. Je kan de evaluatie op verschillende manieren uitvoeren:
• 1 op 1 gesprekken met alle vrijwilligers
• een (online) vragenlijst
Vergeet de belangrijkste stap niet: na de evaluatie de noodzakelijke veranderingen integreren.
5. SAMENWERKING AFSLUITEN
Soms besluit een vrijwilliger (of Doof & Jong zelf), om niet meer met elkaar verder te gaan waardoor het vrijwilligerswerk eindigt. Hiervoor kunnen allerlei redenen zijn. Ontevredenheid van één van beide kanten, een betaalde baan, of gewoon het hebben van andere wensen. Wanneer het initiatief daartoe bij Doof & Jong ligt, dient dit goed beargumenteerd en eventueel gedocumenteerd te gebeuren. Wanneer de vrijwilliger het initiatief neemt om de samenwerking te verbreken, is het voor ons als organisatie van belang de beweegredenen hiervoor te kennen. Iedere vrijwilliger die zich voor onze organisatie heeft ingezet en die besluit te stoppen met vrijwilligerswerk, krijgt een bedankbrief namens de organisatie. Daarnaast vinden we het belangrijk dat de verantwoordelijke vrijwilligerscoördinator op een positieve manier persoonlijk afscheid neemt van de desbetreffende vrijwilliger. De vrijwilligerscoördinator voert een afsluitend gesprek met de vrijwilliger die stopt.
